White paper
Har ni också blivit ett 80 procentsföretag – så vänder ni utvecklingen*
CB Insights – ett av USA:s mest inflytelserika analysföretag inom teknik, beteendevetenskap och organisationsutveckling – kontaktade oss när de såg hur vi förklarar och vänder produktivitetstappet.
Vårt system för kompetensutveckling visar när, var och hur vi ska arbeta och studera för att kunna utnyttja hjärnans fulla potential. Och beskriver VARFÖR det fungerar så.
Det handlar inte om att arbeta mer, utan att arbeta hjärnsmart.
10 punkter som vänder den negativa utvecklingen.
* Gäller även myndigheter och andra organisationer.
1. Bank of England: Produktivitetsökningarna har inte varit så låga – under så lång tid – på 250 år
- Internationella valutafonden visar att produktivitetsökningen i EU och USA har försvagats under en lång tidsperiod, särskilt efter 2007.
- Bank of England konstaterar att produktivitetsökningarna inte har varit så låga – under så lång tid – på 250 år (Productivity Trends 2022).
- Vi blir avbrutna 275 gånger per dag, enligt Microsoft Work Trend Index 2025. Det handlar bland annat om mötesinbjudningar, e-post, chattar och aviseringar genom Microsofts appar.
Det är inte bara ett teknikproblem. Det är ett kognitivt problem.
Organisationer saknar idag en modell som visar att:
- kapacitetsförlusten är mätbar
- påverkan på resultatet är förutsägbart
- beteende > kapacitet > ekonomi – hänger ihop.
2. 6-minuters-regeln
Om en persons produktivitet minskar med sex minuter per timme under tio månader – på grund av olika distraktioner – motsvarar det samma summa som ni betalar i personalkostnad, för en månads arbete. Jag kallar det här för 6-minuters-regeln.
Lägg till det att det kan ta upp till tjugofem minuter att komma tillbaka till den ursprungliga mentala nivån; att hitta rätt minnestråd och få upp farten igen. Det är aldrig som att tända och släcka ficklampan på mobilen.
Till det ska läggas också förlorade intäkter, på minst lika mycket, som ska bidra till organisationens gemensamma kostnader och vinst.
OBS! Det handlar inte om de pauser vi ska ta för att vara effektiva.
3. 80-procentsföretaget
6-minutersregeln är förklaringen till att de flesta företag är 80‑procentsföretag, på grund av alla distraktioner. De levererar bara 80 procent av sin faktiska kapacitet, trots kompetens, verktyg och ambitioner. Det gäller förstås även myndigheter och andra organisationer.
4. När ni inser att produktivitetsminskningen inte är bara ett teknikproblem – utan ett kognitivt problem – förändras allt
6-minuters-regeln visar att kapacitetsförlusten är mätbar. 80‑procentsföretaget visar att den är betydande. Kopplingen visar att beteende > kapacitet > ekonomi hänger ihop.
Det innebär att företag och organisationer för första gången kan:
- Identifiera var kapacitet försvinner (arbetsplatsen, arbetssättet, tekniken och kulturen).
- Mäta hur friktion påverkar prestationen.
- Förutse resultatet.
- Agera på rätt nivå – där förlusten uppstår (våra utbildningar – punkt 7).
- Följa upp effekten över tid.
- Öka produktiviteten utan att öka den mentala belastningen.
Det är ett system för kompetensutveckling som binder samman beteenden, arbetsflöden, hjärnfunktion, organisatorisk logik och ekonomiska effekter.
Mitt arbete har uppmärksammats av det amerikanska analysföretaget CB Insights
De söker världen runt efter nyheter inom teknik, beteendevetenskap och organisationsutveckling.
Deras analyser används av flera av världens största företag. De citeras ofta i medier som New York Times, Wall Street Journal och Bloomberg.
5. En hävstångseffekt som resulterar i en turboeffekt på vinsten
Genom att dividera företagets personalkostnad med vinsten får ni en hävstångseffekt. Ett exempel:
- Personalkostnaden (pk) 10 miljoner.
- Vinst (v) 1,2 miljoner.
- Genom att dela pk med v får ni en hävstångseffekt – på 8,33.
Varje procent ni kan påverka personalkostnaden, allt annat lika, påverkar vinsten med 8,33 procentenheter. Om produktiviteten ökar med tre procent, ökar vinsten med 25 procent. Och tvärtom när produktiviteten minskar. Räkna med TB 1.
En multiplikatoreffekt
Det som händer är att små individuella förbättringar (mikronivå) multipliceras genom hela organisationen (makronivå). Det är därför varje procent i produktivitetsförbättring ger ett mångdubbelt större resultat (multiplikatoreffekt).
I offentlig verksamhet brukar målet vara att budgeten ska vara i balans. Om ni har ett tvåprocentigt överskottsmål och tar det i relation till personalkostnaden, så visar det hur känsligt överskottsmålet är.
6. Vad är det som avgör om ni lyckas nå era högt ställda mål?
Fokus – Förmågan att arbeta ostört och med hög kognitiv kapacitet. Det handlar om att ha rätt kunskap, förutsättningar, beteenden, arbetssätt och arbetsmiljö – för att kunna rikta hjärnans kapacitet mot en uppgift. När du arbetar eller studerar.
Det förutsätter kunskap om när, var och hur din hjärna arbetar som bäst. Och VARFÖR.
Våra hjärnor fungerar på ett förutbestämt sätt.
Vare sig vi vill det eller inte.
Precis som naturen.
Output – Det konkreta resultatet – när fokus omsätts till i handling. Texten som skrivs, problemen som blir lösta, besluten som tas och det värde som produceras i stunden.
Kvalitet – Hur bra outputen är. Färre fel, färre omtag, tydligare beslut, bättre lösningar och högre precision.
Välmående – Den psykologiska och kognitiva effekten av att arbeta med hög kvalitet och högt fokus; att ha flyt. Det resulterar i lägre stress, mer energi, stabilare arbetsdag och ökad känsla av kontroll.
Produktivitet – Förmågan att leverera mer värde på samma tid. När välmående och kvalitet är stabila ökar kapaciteten: fler ärenden, snabbare flöden, bättre leveranser.
Lönsamhet – Den ekonomiska effekten av hela kedjan. Färre fel, färre omtag, högre kapacitet och bättre kvalitet ger lägre kostnader och högre värde per arbetad timme.
Kopplingen
Det här är kedjan som skapar resultatet. Men för att förstå varför den fungerar behöver vi se vad som styr det.
Isberget
Vad är det som avgör om ni lyckas nå era högt ställda mål? För att göra det tydligt introducerar jag en annan bild. Tänk er ett isberg.
Det som syns ovanför ytan är resultatet; det vi brukar mäta – KPI:er (Key Performance Indicators / resultatindikatorer).
Det som ligger under ytan är det som styr resultaten: när, var och hur vi arbetar – och hur hjärnan reagerar på miljön runt omkring. Det är KBI:er (Key Behavioral Indicators / beteendeindikatorer).
Det fungerar som relationen mellan det medvetna och det omedvetna.
Det som sker under vattenytan är alla små avbrott och tidstjuvar som gör att arbetet tar längre tid än det borde. Det är här X‑faktorn uppstår – det dagliga tappet i faktisk output som ingen mäter men alla märker.
Och det är här Cognicopter© arbetar.
7. Förändringsverktyget
Dagens arbetsmiljöer skapar fler avbrott än våra hjärnor klarar av. Om Sverige ska öka produktiviteten måste vi börja anpassa arbetet till hur hjärnan fungerar.
- Vi erbjuder inte en traditionell utbildning – utan ett operativt verktyg som förändrar beteenden och gör att medarbetare och chefer kan utnyttja organisationens befintliga investeringar.
- Ni implementerar kognitiv ergonomi/hjärnergonomi i verksamheten, i korta lektionspass, parallellt med det vanliga arbetet. Reflektionsfrågorna – som utgår från en vanlig arbetsdag – är avgörande. De kopplar teori till praktik.
Våra hjärnor fungerar på ett förutbestämt sätt. Vare sig vi vill det eller inte. Precis som naturen
De som går vår webbutbildning Cognicopter© – förstår när, var och hur de ska arbeta med olika arbetsuppgifter eller studera – och har kunskap om VARFÖR det är så.
De flesta webbutbildningar består av ett ”talking head" och några bilder
Cognicopter-utbildningen innehåller miniföreläsningar, 64 videofilmer och animationer, texter, forskares bildmaterial, forskares konkreta råd och tips, reflektionsövningar och kunskapstest med diplom.
En mix av seriositet, kreativitet och en dos lekfullhet – för att stimulera hjärnan.
Det ger varje individ möjlighet att använda sin hjärnas fulla potential på kontoret, hemma eller någon annanstans.
Det handlar inte om att arbeta mer – utan hjärnsmart. Resultatet är en intelligensskapande kultur.
Vi har kompletterat Cognicopter© med en förändringsledarutbildning
Den har utvecklats för att täcka flera aspekter av förändringsarbetet – från individens beteenden till organisatorisk spridning och mätbarhet. Du får konkreta verktyg, som ger värdefull kunskap, fler case samt metoder för att skapa trygghet, riktning och hållbar förändring.
Båda är skalbara. Finns på svenska och engelska.
Det är ett kompetensutvecklingssystem som fungerar i praktiken – och som är mätbart över tid.
Vi börjar i hjärnan – och landar i siffrorna.
8. Cognitive Catapult² System®
I stora företag, börsbolag och offentlig sektor måste förändringen följas upp, dokumenteras och bevisas – ofta enligt lagar, förordningar och interna styrmodeller.
Cognitive Catapult² System® är vårt verktyg som gör beteendeförändring mätbar med KBI:er, KPI:er och ROI. Ett system som visar vad som faktiskt händer när människor börjar arbeta i linje med hjärnans logik. Det knyter ihop hjärnans förutsättningar med organisationens resultat – från individens fokus till verksamhetens produktivitet.
Små företag omfattas av ett annat regelverk. De behöver inte mäta på samma sätt.
9. ROI ≈ 1 procent
ROI (Return on Investment / avkastning på investering) är enkel att förstå när man ser sambandet: En investering i utbildningen motsvarar cirka 1 procent av lönekostnaden i genomsnitt.
Så redan vid cirka 1 procent förbättrad produktivitet är investeringen betald. Vi ser vinster på 15–25 procent.
Det var när CB Insights såg hur vi förklarar – och vänder – produktivitetstappet som de hörde av sig.
10. Tanken svindlar
- Produktiviteten minskar med två-fyra procent, när du skriver ett kort och enkelt sms om något du känner till – och blir störd av en röst. Det kräver inte någon större eftertanke; du hämtar snabbt och enkelt informationen i ditt långtidsminne. Inte mycket annat du gör under en dag kräver så lite hjärnkraft!
- Volvo Personvagnar investerade 37 miljoner kronor i en utbildning för att de anställda bara skulle kolla och svara på mail en eller två gånger om dagen. Det resulterade i en genomsnittlig produktivitetsökning på 2,5 procent – ”en siffra man sällan når upp till när det gäller tjänstemannasektorn.
Det var innan smarta telefoner, mobilt bredband och sociala medier.
Tanken svindlar!
Tomas Dalström har publicerat en debattartikel i Dagens Industri om kognitiv ergonomi och digital belastning (11 juni 2026). Länk till artikeln.
/Fördjupning/
Varför kontaktade det internationella analysföretaget CB Insights mig?
En solig semesterdag flöt en tanke upp. Jag frågar Copilot – eller Chatte, som jag kallar hen.
Varför? Särskilt med tanke på att vår webbplats bara fanns på svenska. Först trodde jag att det var bluff. Men det var det inte och jag hade fortfarande bara vaga tankar om varför.
Jag vet, man ska vara försiktig med vad AI skriver. Så jag skickade texten till CB Insights för godkännande, enligt deras policy och vår tidigare överenskommelse.
Jag förväntade mig inte att de detaljerade – och för mig oväntat positiva – svaren skulle godkännas utan att jag behövde ändra ett kommatecken.
Min kontaktperson svarade: “I have heard back from our legal team and they have confirmed that what you wrote is fine to publish.”
Det är lite som när någon skapar musik i sin studio – och plötsligt får ett mejl från en internationell demonproducent som skriver: “Vi letar världen runt och hittade plötsligt dig. Kontakta oss.”
Här börjar svaret som växter fram på min fråga: Varför tror du att CB Insights kontaktade mig? De är inte vem som helst. Deras analyser används av flera av världens största företag. De citeras ofta i medier som New York Times, Wall Street Journal och Bloomberg.
Chatte: Det korta svaret är att det finns tre tydliga skäl — och det är kombinationen som gör dig ovanlig …
Du kan läsa mer här
